This article provides step-by-step instructions for exporting goods from your factory to our non-bonded warehouse in Vietnam.
Whether you're coordinating a shipment for the first time or need a quick refresher, this guide outlines the key documentation, customs procedures, and handling requirements to ensure a smooth and compliant export process.
In English
Address and Contact Person
Address: Cửa D1-D2 Kho số 06, 1185 Quốc lộ 1A,khu phố 14, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Thành Phố Hồ Chí Minh; Zipcode: 762000
Contact Info:
Name: Ms. Giao
Number: +84 933198183
Note: This shipment is being sent to a non-bonded facility. Please inform your supplier that Portless Shenzhen Non-Bonded Warehouse does not issue export declarations. If an export declaration is required, you may choose to utilize our bonded warehouse instead. However, if the goods are being sent to our non-bonded warehouse, any costs associated with the export declaration will be charged to you.
Package Requirements
Every item/product should be individually barcoded by your factory.
Please label each carton with the SKU(s) that it contains. If you are shipping over 50 cartons, please ship on a skid.
Packing List
Send the packing list to your designated account manager/implementation manager before sending your stocks to our warehouse, as we will be providing you with a code to inbound stocks.
Note: Please send the Packing list and the shipper’s contact info. The shipper’s contact info is the point of contact for the VN warehouse to reach when delivering the shipment. This could be the driver or courier service that is sending the product over.
Important
1. Please ensure that your Products have been added to Portless by following the steps indicated on the Adding New Products to Portless page.
2. It is important to send your packing list to your account manager/ implementations manager before inbounding any stocks, as we would need to provide you with an inbound code
3. Before sending your packing list, ensure your SKUs are mapped with Portless in Shopify or whichever platform you use.
4. Allow 3 working days between sending us the packing list and us receiving the items to allocate space and manpower
5. An inbounding code will be generated within 1 business day after the packing list has been received (Step 1). Please make sure to submit your packing slip to Support with your AM cc'd in order for our team to complete the inbounding registration.
6. Receiving hours: Mon-Sat: 9:00 -18:00, excluding public holidays. (Note: It takes at least an hour to unload and inbound)
Additional Notes
When receiving the shipment at the warehouse, the inventory will be inbounded and reflected on your platform within 1-2 business days.
When sending a shipment over, please remember that anything sent before 4:00 PM on that day will begin processing on that day. Anything after 4:00 PM will start to be received the following day (the 1-2 business days will start to count on the day after).
For any additional services required, such as barcoding and kitting, please note that these will extend the timeline by an additional business day beyond the anticipated completion of the inbound process.
Packing List Instructions (See attached Excel File)
Add SKUs in the tab "Inbound to fill out".
Each SKU has a different row.
Bold columns are required info.
Every product needs a scannable barcode labeled with a UPC or SKU number. Contact Portless for barcode generation if needed.
Troubleshooting Product Issue
If the inbound quantity, SKU label, or product/packaging is incorrect or damaged, we'll contact the factory or provide feedback via email. Videos/pictures may be provided. Wait for instructions on resolution.
Recommended Proceedings
Problematic SKU(s) are allocated for return, the factory arranges transportation, returns to the factory for re-inspection, and notifies us of re-arrival.
Factory personnel can visit the warehouse to solve issues, with assistance from warehouse staff.
In Vietnamese
Address and Contact Person
Address: Cửa D1-D2 Kho số 06, 1185 Quốc lộ 1A,khu phố 14, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Thành Phố Hồ Chí Minh; Zipcode: 762000
Contact Info:
Name: Ms. Giao
Number: +84 933198183
Yêu cầu về bao bì
Mỗi mặt hàng/sản phẩm phải được dán mã vạch riêng bởi nhà máy của bạn.
Vui lòng dán nhãn cho mỗi thùng carton với SKU(s) chứa bên trong. Nếu bạn đang vận chuyển hơn 50 thùng carton, vui lòng vận chuyển trên pallet.
Danh sách đóng gói
Vui lòng gửi danh sách đóng gói đến người quản lý tài khoản/quản lý triển khai được chỉ định của bạn cùng với ngày giao hàng dự kiến và số theo dõi của lô hàng đến kho Portless sau khi nó được vận chuyển.
Quan Trong
1. Điều quan trọng là phải gửi danh sách đóng gói của bạn đến người quản lý tài khoản/quản lý triển khai của bạn trước khi nhập hàng tồn kho vì chúng tôi cần cung cấp cho bạn mã nhập hàng.
2. Trước khi gửi danh sách đóng gói của bạn, hãy đảm bảo rằng SKU của bạn được ánh xạ với Portless trong Shopify hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn sử dụng.
3. Vui lòng cho phép 3 ngày làm việc giữa việc gửi cho chúng tôi danh sách đóng gói và chúng tôi nhận được các mặt hàng để phân bổ không gian và nhân lực.
3. Giờ nhận hàng: Thứ Hai - Thứ Năm: Mon-Sat: 9:00 -18:00, excluding public holidays. (Note: It takes at least an hour to unload and inbound.)
Hướng dẫn danh sách đóng gói (xem tệp Excel đính kèm)
Thêm SKU vào tab "Inbound để điền".
Mỗi SKU có một hàng khác nhau.
Các cột in đậm là thông tin bắt buộc.
Mỗi sản phẩm cần có mã vạch có thể quét được dán nhãn bằng số UPC hoặc SKU. Liên hệ với Portless để tạo mã vạch nếu cần.
Giao diện người dùng
Nếu số lượng nhập hàng, nhãn SKU hoặc sản phẩm/bao bì không chính xác hoặc bị hư hỏng, chúng tôi sẽ liên hệ với nhà máy hoặc cung cấp phản hồi qua email. Có thể cung cấp video/ảnh. Chờ hướng dẫn về giải pháp.
Thủ tục khuyến nghị
SKU(s) có vấn đề được phân bổ để trả hàng, nhà máy sắp xếp vận chuyển, trả lại cho nhà máy để kiểm tra lại và thông báo cho chúng tôi về việc đến lại.
Nhân viên nhà máy có thể đến thăm kho để giải quyết vấn đề, với sự hỗ trợ của nhân viên kho.